Betriebskostenabrechnung: Tipps für Vermieter

Kommt es zwischen Mietern und Vermietern zum Streit, ist vielfach die sogenannte Betriebskostenabrechnung die Ursache. Vermieter dürfen gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV) manche Nebenkosten auf die Mieter umlegen. Um eine rechtssichere Betriebskostenabrechnung zu erstellen und etwaige Nachzahlungsansprüche auch gerichtlich durchsetzen zu können, sollte die Abrechnung durch eine professionelle Hausverwaltung erfolgen.

Formell unwirksame Betriebskostenabrechnungen vermeiden

Jedes Jahr im Frühjahr beginnen zahlreiche Hausverwaltungen, die Nebenkostenabrechnungen für die Wohnungen und Immobilien in ihrem Verwalterbestand zu erstellen. Grundsätzlich darf dies auch der Eigentümer selbst erledigen, doch gilt es insbesondere hier diverse Fallstricke zu vermeiden. Eine professionelle Überprüfung der Nebenkostenabrechnung sei an dieser Stelle dringend empfohlen. Bei steigenden Nebenkosten und häufig notwendigen Nachzahlungen durch die Mieter, schauen immer mehr Menschen auf ihre Nebenkostenabrechnung. Mieterschutzbunde sowie Verbraucherzentralen stellen dabei immer wieder fest, dass Betriebskostenabrechnungen nicht korrekt erstellt wurden. Oftmals sind diese formell unwirksam. In der Folge können mitunter Nachzahlungsansprüche des Vermieters nicht fällig werden. Im besten Fall übernehmen qualifizierte Hausverwaltungen die Betriebskostenabrechnung. Sie sind mit den Vorschriften und Details der Betriebskostenverordnung (BetrKV) vertraut und helfen Rechtssicherheit zu erlangen.

Beispiele für typische Fallstricke

Zunächst einmal gilt es gesetzliche Fristen einzuhalten, etwa den Abrechnungszeitraum von 12 Monaten oder die Zustellung der Betriebskostenabrechnung bis zum 31.12. des Folgejahres. Der Wohnungseigentümer muss diese auch erstellen, wenn die Jahresabrechnung des gesamten Hauses noch nicht vorliegt. Vielfach fehlen auch auf den Nebenkostenabrechnungen die Erläuterung des Verteilerschlüssels oder die Zusammenstellung der vollständigen Kosten der Liegenschaft. Manche Vermieter legen versehentlich die Kosten während eines Leerstandes auf andere Mieter um oder versuchen die Instandhaltungsrücklagen, Beträge für Branchenverbände oder Mietausfallversicherungen auf die Betriebskostenabrechnung zu setzen. Dies kann zu ernsten Problemen mit den Mietern führen. Zudem müssen Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden und dürfen nur teilweise nach Wohnfläche umgelegt werden. Auch das Verteilen der Verwalterkosten oder einmaliger Instandhaltungskosten auf die Mieter ist untersagt. Wurde etwa der Mietvertrag bereits falsch aufgesetzt und unterschrieben, bei welchem die vom Mieter zu tragenden Kosten nicht einzeln aufgeschlüsselt wurden, kann der Vermieter aufgrund der sogenannten Bruttomiete gar keine zusätzlichen Betriebskosten abrechnen. Auch hierbei lohnt bereits die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung. Sie archiviert die entstehenden Belege für alle anfallenden Kosten. Diese Belege dürfen von den Mietern eingesehen und kopiert werden. So haben die Mieter etwa auch das Recht, die von ihnen getragenen Personalkosten für Gartenpflege und Hausreinigung in ihrer Steuererklärung geltend zu machen. Dementsprechend bedarf es auch einer einzelnen Auflistung solcher Kosten.

Fazit: Zahlreiche Nebenkostenabrechnungen sind nach Angaben von Mieterschutzbunden und Verbraucherzentralen fehlerhaft. Um eine rechtssichere Betriebskostenabrechnung für die eigenen Immobilien und Liegenschaften zu garantieren, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung. Die Kosten dafür können zwar nicht auf die Mieter umgelegt werden, dafür verliert man jedoch im besten Fall keine Nachzahlungsansprüche an seine Mieter aufgrund von formell unwirksamen Betriebskostenabrechnungen.

Quellen:

Haus und Grund Verlag GmbH –Betriebskosten
DMB Deutscher Mieterbund – Abrechnung prüfen
Verbraucherzentrale.de – Heizkostenabrechnungen prüfen: So erkennen Sie teure Fehler