Buchhaltung für Existenzgründer: 4 Tipps für den erfolgreichen Einstieg

Für Existenzgründer ist vor allem die Anfangsphase der Buchführung meist sehr schwierig. Es kommt viel Neues auf sie zu und sie müssen sich neben der Betriebsgründung auch noch mit den steuerrechtlichen Themen befassen. Um den Start in die Selbstständigkeit zu vereinfachen, kommen hier vier Tipps, mit denen Sie die Buchhaltung problemlos meistern werden:

1.    Experten beauftragen

Viele Unternehmer wenden sich bezüglich ihrer Buchhaltung an Experten für die Finanz- und Lohnbuchhaltung. Vor allem am Anfang ihrer beruflichen Existenz macht es durchaus Sinn, den Betrieb und seine steuerlichen Aspekte von einem Spezialisten durchleuchten zu lassen. Dieser kann auch dabei helfen, den Fragebogen für die steuerliche Erfassung des Unternehmens auszufüllen. Ein wichtiger Schritt, sowohl für Start-ups wie auch für Selbstständige und Freiberufler. Was zudem Existenzgründer direkt nach dem Studium beachten sollte, erfahren sie in diesem Artikel.

2.    Ein Geschäftskonto eröffnen

Um eine klare Abgrenzung zwischen Privatem und Beruflichem zu schaffen, sollten Existenzgründer ein separates Geschäftskonto eröffnen. Vor allem wenn das Finanzamt die doppelte Buchführung vorsieht, müssen sämtliche Ab- und Zugänge auf dem Konto berücksichtigt werden. Im Klartext bedeutet dies, dass alle Abbuchungen von dem Konto, die nicht mit dem Betrieb in Verbindung stehen, als Privatentnahmen zu buchen sind. Da diese in der Regel recht häufig vorkommen, ist der Aufwand sehr groß. Zudem dürfen reine private Ausgaben, wie beispielsweise die Kosten für Lebensmittel oder Drogeriebedarf, nicht in der Buchhaltung auftauchen.

3.    Belege von Betriebsausgaben sammeln

Als Unternehmer ist es wichtig, alle Belege von Betriebsausgaben zu sammeln. Diese lassen sich beim Jahresabschluss in der Einnahmenüberschussrechnung oder der Bilanzierung berücksichtigen und mindern entsprechend den Gewinn. Grundsätzlich gehören zu den Betriebsausgaben alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Arbeit stehen. Dabei kommen diese Kosten am häufigsten vor:

• Materialkosten (zum Beispiel für die produzierte Ware)
• Versicherungs- und Vorsorgeaufwendungen (Betriebshaftpflicht und Rente)
• Personalkosten (Löhne)
• IT-Geräte (Computer, Drucker)
• Bürobedarf (Papier, Tintenpatronen)
• Ausgaben im Zusammenhang mit dem Kfz (Tankkartenbelege, Reparaturen, Rundfunkgebühren)
• Fort- und Weiterbildungskosten

4.    Dokumente sinnvoll archivieren

Es spielt keine Rolle, ob die Buchhaltung von einem Experten übernommen oder selbst erledigt wird. Eine gute Organisation der Unterlagen ist in beiden Fällen von großer Bedeutung. Dazu gehört es, Ordner mit verschiedenen Registern anzulegen und Rechnungen, Belege und alle wichtigen Dokumente ordentlich abzuheften. Viele Unternehmer sammeln die Woche über ihre Unterlage und kümmern sich erst am Wochenende um die Bürotätigkeiten. In diesem Fall ist es ratsam, den Papierkram in Schubladenboxen aufzubewahren. Um dabei den Überblick zu behalten, werden diese entsprechend beschriftet:

• Rechnungseingänge (Rechnungen von Lieferanten und Subunternehmern)
• Rechnungsausgänge (Rechnungen an Kunden)
• Kasse (Quittungen und Belege, die bar bezahlt wurden)
• Bank (Kreditkartenabrechnungen, Betriebskosten, die mit Karte bezahlt wurden)
• Verträge / Aufträge / Auftragsbestätigungen

Am Ende der Woche fällt es deutlich leichter, die Unterlagen in die richtigen Ordner einzusortieren oder weiterzubearbeiten. Wie sich alternativ ein Unternehmen erfolgreich digitalisieren lässt, ist hier erklärt.