Ratgeber und Tipps für den Alltag
Jedes Unternehmen in Deutschland ist zur Buchhaltung verpflichtet, egal ob es sich um ein Kleinunternehmen, einen mittelständigen Betrieb oder ein Großunternehmen handelt. Sogar Freiberufler und Selbstständige kommen um das unliebsame Thema Buchhaltung nicht herum. Mit einer vernünftigen Buchhaltungssoftware sparen sich Unternehmer sehr viel Zeit und Aufwand.
Wieso eine Buchhaltungssoftware?
Früher wurde die Buchhaltung ausschließlich von Hand geführt. Heute übernehmen moderne Programme wichtige Aufgaben der Buchhaltung und erleichtern damit den Geschäftsalltag enorm. Die Software erkennt durch gewisse Prüfroutinen nicht nur Fehler im System, sondern ist dank Updates auch immer auf dem aktuellen Stand der Steuergesetzte. Diese unterliegen einem ständigen Wandel, was schnell zu Problemen in der Buchhaltung führt. So vermeidet man im Ernstfall eine unvollständige oder fehlerhafte Buchhaltung und mögliche daraus resultierende Strafzahlungen. Im Ernstfall kann bei einer unzureichenden oder fahrlässig falschen Buchführung der Entzug der Gewerbelizenz drohen.
Was leistet ein Buchhaltungsprogramm?
Mit der Anmeldung eines Gewerbes beginnt auch dessen Buchhaltungspflicht, dies gilt sowohl für Unternehmen als auch Freiberufler und Selbstständige. Buchhaltungstools erleichtern die laufende Buchhaltung. Darüber hinaus lassen sich damit Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder Bilanzen sowie Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen. Je nach Funktion gehören die Lohnbuchhaltung, das Mahnwesen, die Rechnungserstellung aber auch die Belegverwaltung dazu. Kleine Unternehmen sind sogar in der Lage, mit einem Buchhaltungsprogramm die Steuererklärung zu erstellen und damit Kosten für den Steuerberater zu sparen. Moderne Buchhaltungsprogramme erweisen sich daher als echte Unterstützung im Unternehmeralltag.
Das gilt es zu beachten:
Auf dem Markt sind zahlreiche Buchhaltungsprogramme erhältlich, die sich in Aufbau, Funktion und nicht zuletzt im Preis mitunter stark unterscheiden. Wichtig für jeden Buchhaltungspflichtigen ist es, zunächst den Leistungsumfang zu prüfen und zu bewerten, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden. So entfällt etwa das Tool der Lohn- und Gehaltsabrechnung für einen Einzelunternehmer, Kleinunternehmen müssen keine Bilanzen erstellen oder Kostenstellen verwalten. Der modulare Aufbau der Software ermöglicht also eine individuelle Abstimmung auf das Unternehmen. Darüber hinaus existieren diverse kostenlose Angebote, die jedoch oftmals nicht über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen und meist umständlich zu bedienen sind. Testversionen laufen vielfach nur eine kurze Zeit und verursachen später Folgekosten. Ebenso von Interesse ist, mit welchen Betriebssystemen die Buchhaltungssoftware kompatibel ist. Gibt es Schulungen oder Tutorials online bzw. Einführungskurse zur Software in der Nähe? Zwangsläufig tauchen im laufenden Betrieb immer wieder einmal Fragen auf. Ein umfangreiches Handbuch leistet in diesem Moment mehr Hilfestellung, als eine einfache FAQ-Übersicht auf der Homepage des Anbieters. Im Idealfall leistet dieser Support über eine 24-stündige Hotline oder gar einen Live-Chat.
Fazit: Moderne Buchhaltungssoftware spart Unternehmen, Selbstständigen und Freiberuflern viel Zeit und Aufwand. Die Programme sind dank Updates immer auf dem aktuellen Stand der Steuergesetze. Durch Prüfroutinen werden Buchführungsfehler und daraus resultierende Probleme mit den Finanzbehörden vermieden. Viele Automatikfunktionen erleichtern den Arbeitsalltag. Die Buchhaltungssoftware sollte in ihrem Leistungsumfang auf das Unternehmen individuell abgestimmt werden.
