Ratgeber und Tipps für den Alltag
Bei der Gründung eines Startups hat man erst einmal andere Sorgen, als sich um die Definierung von Geschäftsprozessen zu kümmern. Es gibt viele Aufgaben, die koordiniert werden müssen, zahlreiche Fragen, die beantwortet werden wollen: Reicht die Finanzierung? Ist mein Geschäftsmodell profitabel? Wie erreiche ich möglichst viele potentielle Kunden? Nach der Anlaufphase zeigt sich allerdings, dass effiziente Prozesse nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für Startups wichtig sind, um zu wachsen.
Dabei geht es vordergründig nicht um die Investition in teure Software, sondern vielmehr darum, sich die Ideen des Business Process Management (BPM) zunutze zu machen, sich inspirieren zu lassen und die eigene Organisation nachhaltig zu verbessern. Bereits in der turbulenten Anlaufphase zeichnen sich Abfolgen von Aktivitäten ab, die immer wieder auftauchen, wie etwa Kaufprozesse, Reklamationen oder Support-Anfragen.
BPM für eine höhere Kundenzufriedenheit
Haben sich die ersten Routinen etabliert und ist das Geschäft in Gang gekommen, ist es sinnvoll, sich um die Verwaltung der entstandenen Prozesse zu kümmern. Diese Abfolgen lassen sich festhalten und – wo nötig – auch optimieren. Neue Mitarbeiter können so beispielsweise einfacher eingearbeitet und effektiv eingesetzt werden. Reibungslose Abläufe kommen auch beim Kunden an und sorgen für eine hohe Zufriedenheit. BPM hilft also nicht nur dabei, Prozesse zu optimieren und die eigene Effizienz zu steigern, sondern unterstützt Startups im nächsten Schritt auch dabei, zu wachsen.
Früh starten und Ressourcen sparen
In der Gründungsphase eines Startups sind die Abläufe noch übersichtlich. Geschäftsprozesse lassen sich gut und einfach visualisieren, da sie weniger komplex sind, als im weiteren Verlauf der Geschäftstätigkeit. So zeigt sich der Vorteil eines früh eingesetzten BPM in seiner Übersichtlichkeit und einer Vereinfachung von Prozessen in den anschließenden Geschäftsphasen. Zeit und Ausgaben lassen sich einsparen, Aktivitäten können optimiert werden. Auch das Team lässt sich in der Startphase besonders gut einbeziehen, Erfahrungen und Vorschläge zu Geschäftsprozessen können miteinander ausgetauscht werden.
Prozesse visualisieren und vereinfachen
Um einen Prozess wirklich zu verstehen ist es hilfreich, die einzelnen Schritte zu identifizieren und festzuhalten. Natürlich kann eine Software dabei hilfreich sein, es geht aber traditionell mit Stift und Papier. Tatsächliche Workflows lassen sich durch Diagramme einfacher nachvollziehen oder gänzlich neu erstellen. Je detaillierter einzelne Abläufe und wesentliche Informationen festgehalten werden, desto verständlicher sind die Prozesse für alle Beteiligten.
Geschäftsprozesse automatisieren
Sind die eigenen Geschäftsprozesse erst einmal abgebildet, lässt sich herausfinden, welche Abläufe einfacher, schneller und damit auch effektiver gestaltet werden können. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Technologie ist da, um sie zu nutzen – denn nicht jede Prozessstufe benötigt „menschliche“ Interaktion. E-Mail-Vorlagen – manuell oder automatisch versendet – sind beispielsweise eine gute Möglichkeit, Ressourcen einzusparen.
BPM – Informationen zur Weiterentwicklung
Wir leben heute in einer Informationsgesellschaft. Das macht die Datenanalyse zu einem wichtigen Teil von BPM für Startups. Prozessabbildung und Automation vereinfachen die Identifikation einzelner Prozesse, ihrer Auswirkungen und weiterer Optimierungsoptionen. Verschiedene Tools sind hier äußerst hilfreich, denn je weiter das Unternehmen wächst, desto mehr Geschäftsprozesse entwickeln sich und desto komplexer werden sie irgendwann. Ab einer größeren Mitarbeiterzahl lohnt es sich im Laufe der Zeit, über die Anschaffung einer BPM-Software nachzudenken, um für Übersichtlichkeit zu sorgen.
Kontinuierlich Verbessern dank BPM
Startups sind bekannt für ihre lockeren, selbstorganisierenden Einheiten. Dennoch ist es sinnvoll, schon zu Beginn im Hintergrund Strukturen zu etablieren, die für einen reibungslosen Ablauf von Prozessen sorgen. Das signalisiert Professionalität und hilft außerdem, die Organisation zu verbessern.
Gerade in einer frühen Phase des Startups kann es immer wieder zu Umbrüchen kommen, Ansagen und Konzepte können sich verändern. Eine lückenlose Dokumentation hilft dann bei der Aufrechterhaltung und Verbesserung der Produktivität. So lässt sich das Geschäftsmodell im weiteren Geschäftsverlauf einfacher skalieren.
Business Process Management lohnt sich also nicht nur für große Unternehmen, sondern durchaus auch für Startups, die wachsen wollen und langfristig erfolgreich sein wollen.
