Event Marketing: Mit diesen Tipps wird ein Event zum Erfolg

Bei der Planung eines Events darf eines nicht fehlen: das Marketing. Nichts ist schlimmer, wenn zu einer Veranstaltung nur die Hälfte der erwarteten Gästezahl auftaucht. Dies kann aber vermieden werden, indem vor Start des Events ein gutes Marketing gemacht wird, um die Menschen auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen und von einer Teilnahme zu überzeugen. Wie dies geht, wird nun anhand einiger Tipps erklärt.

Das richtige Medium

Zunächst einmal ist die Wahl des richtigen Mediums entsprechend der Zielgruppe, die man ansprechen möchte, zu treffen. Möchte man ein breites, regionales Publikum ansprechen, sind Plakate an den Straßenrändern oder in öffentlichen Verkehrsmitteln die richtige Wahl. Gleiches gilt für das Verteilen von Flyern in der Fußgängerzone. Möchte man vor allem Menschen zwischen 20 und 40 Jahren auch überregional über die Veranstaltung informieren, bieten sich Soziale Netzwerke als gute Plattform für Werbung an.

Mit Radiowerbung, Werbeanzeigen oder Berichten in Tageszeitungen erreicht man eher die ältere Generation. Ganz bestimmte Zielgruppen spricht man mit Werbung in speziellen Bars oder bei Messen oder anderen Veranstaltungen an. Plant man eine größere Veranstaltung und hat mehr Geld für das Marketing zur Verfügung, kann auch ein TV-Werbespot in Frage kommen.

Den Aufwand richtig einschätzen

Je nachdem, für welches Medium man sich für das Event Marketing entscheidet, fällt der damit verbundene Arbeitsaufwand unterschiedlich aus. Fällt die Wahl auf ein soziales Netzwerk, wie beispielsweise Facebook, ist zunächst zu beachten, dass dies im Vergleich zu den anderen Medien bedeutet, dass hierbei täglich Arbeit anfällt. Im Vergleich zur Plakat, die nur einmal gestaltet und aufgehängt werden müssen, ist es bei Werbung in sozialen Netzwerken erforderlich, dort eingehende Kommentare und Nachrichten zu beantworten und die Informationen über die Veranstaltung aktuell zu halten und immer weiter zu verbreiten. Erst dadurch werden viele Menschen auf das Event neugierig.

Werden Einladungen benötigt?

Je nach Art des Events kann es auch erforderlich sein, Einladungen zu verschicken. Handelt es sich um eine rein öffentliche Veranstaltung, muss man sich hierüber keine Gedanken machen. Möchte man aber zumindest teilweise bestimmte Gäste dabei haben, zum Beispiels interessante Politiker oder Prominente, Mitarbeiter einer bestimmten Firma oder ähnliches, müssen speziell auf die zu einladenden Gäste Einladungen angefertigt werden. Zunächst muss überlegt werden, in welcher Form die Einladungen verschickt werden sollen.

Soll zum Beispiel eine größere Belegschaft eines Unternehmens eingeladen werden, ist der einfachste Weg eine E-Mail mit den Informationen zur Veranstaltung als Einladung. Spezielle Zielgruppen können auch durch Twitter oder Facebook explizit adressiert werden und so eine Einladung erhalten. Möchte man bestimmte Einzelpersonen bei dem Event dabei haben, bietet sich allerdings eine Einladung per Post an. Dies wirkt formeller, aber auch persönlicher.

Die Strategie

Je nachdem, wie das Event Marketing gestaltet wird, werden die Menschen unterschiedliche Erwartungen von dem beworbenen Event bekommen. Zunächst einmal sollten die wichtigsten Informationen, also worum geht es bei der Veranstaltung und wann findet sie statt, bei jeder Marketingmaßnahme enthalten sein. Außerdem kann die Verwendung eines Logos und eines Slogans den Wiedererkennungswert der Veranstaltung oder des Veranstalters steigern.

Der Veranstaltungsort

Eine weitere Möglichkeit, das Event bekannt zu machen, ist der Hinweis auf die bevorstehende Veranstaltung schon einige Zeit vorher am Veranstaltungsort selber. Neben Plakaten kann hier auch eine ansprechende Dekoration, welche auf die Zielgruppe abgestimmt werden muss, Aufmerksamkeit wecken. Wird dort eine Musikveranstaltung stattfinden, können beispielsweise am Veranstaltungsort bunte Lichtinstallationen eingesetzt werden, die eine Partystimmung ankündigen.

Soll eine Messe stattfinden, genügen große, informative Werbeplakate. Handelt es sich um ein vornehmes Event mit geladenen Gästen sind ein roter Teppich und große Topfpflanzen geeignet, um den Eingang des Veranstaltungsortes zu schmücken.

Nach dem Event ist vor dem Event

Zum Abschluss des Event Marketing gehört auch die Berichterstattung nach Beendigung des Events. Eine positive Darstellung der Veranstaltung in Zeitung, Radio oder sogar Fernsehen führt dazu, dass die Menschen von dem Event wissen und dadurch das Interesse geweckt werden kann, dass sie beim nächsten mal an dem oder einem ähnlichen Event des gleichen Veranstalters teilnehmen möchten.

Um dies zu erreichen sollte sich schon vor der Veranstaltung darüber Gedanken gemacht werden, wie eine Berichterstattung in den öffentlichen Medien erreicht wird. Dazu sollten Pressevertreter direkt zu dem Event eingeladen werden. Um die Veranstaltung für die Medien interessant zu machen, muss dafür im Vorhinein eine Presseerklärung zur Ankündigung des Events verfasst und an die Pressekanäle versendet werden, die über die Veranstaltung berichten sollen.

Am Tag der Veranstaltung selbst sollte es eine Person geben, deren Aufgabe es ist, die Pressevertreter zu empfangen, über das Event zu berichten und Fragen der Presse zu beantworten. Optimal ist es, wenn zur Berichterstattung in Zeitungen auch Fotos der Veranstaltung verwendet werden. So erhalten die Leser einen guten Eindruck der Veranstaltung und können besser einschätzen, was sie erwartet, wenn sie beim nächsten Mal an der Veranstaltung teilnehmen.

Quellen

https://openairbar.ch/eventmarketing-in-sozialen-netzwerken-teil-1/

https://belmedia.ch/kommunikation-auf-events-bars-und-themen-als-werbetraeger/