Eventplanung – Checkliste fürs Catering

Der Erfolg eines Events steht und fällt mit der Bewirtung der Gäste. Denn wenn die Qualität der dargebotenen Speisen nicht stimmt, dann hinterlässt das bei den Gästen einen bitteren Nachgeschmack. Kaltes Essen oder langweilige, monotone Speisen, welche schon Tausend Mal konsumiert wurden, sind daher ein absolutes No-Go. Damit auch beim Catering nichts schief gehen und Ihr Event in jeder Hinsicht überzeigen kann, will das Eventcatering also gut geplant sein. Die folgende Checkliste soll Ihnen dabei helfen, genau das in die Tat umzusetzen.

Schritt 1: Die Eckdaten abklären

Nur wenn die wichtigsten Eckdaten geklärt sind, können Sie sich an die Catering-Planung machen. Fragen Sie sich also, wann Ihre Veranstaltung wo mit wie vielen Gästen stattfinden soll. Neben der Anzahl der Personen sollten Sie zudem wissen, um welche Art von Event es sich handelt, bevor Sie die weitere Planung in Angriff nehmen. Denn nicht jedes Event geht mit einem edlen Sit-Down-Dinner einher. Manchmal ist ein Buffet einfach passender oder Sie reichen Ihren Gästen nur Häppchen.

Schritt 2: Festlegen, welche Art der Verpflegung gewünscht wird

Auch dieser Schritt sollte erfolgen, bevor Sie überhaupt die ersten Caterer kontaktieren. Denn nur wenn Sie möglichst genaue Vorstellungen von dem gewünschten Catering haben, können Ihnen die verschiedenen Caterer einen exakten Kostenvoranschlag machen. Allein bei der Art der Speisen können Sie zum Beispiel zwischen den folgenden Auswahlmöglichkeiten aussuchen:

• BBQ/Grill
• Internationale Küche
• Regionale Küche

Wie bereits angesprochen, gilt es außerdem zu entscheiden, ob Sie eine Gala, ein Buffet, einen Stehlunch, Fingerfood, einen Apéro oder doch lieber Livecooking wünschen. Neben der Darreichungsart sollten Sie festlegen, inwiefern es verschiedene Auswahlmöglichkeiten beim Menü geben soll. Auch die Anzahl der Gänge ist von Ihnen zu bestimmen. Ein ebenso wichtiger Faktor ist die Präsentation der Speisen sowie der Innovationsgedanke, der dahinter steckt. Möchten Sie gerne außergewöhnliche Speisen oder nur nachhaltige Gerichte, die zudem noch saisonal sind, servieren? Dabei gibt es durchaus Anbieter, die für ihre außergewöhnlichen Konzepte bekannt sind. Professionelles Catering in Frankfurt von der Kreativ Catering & Events GmbH steht zum Beispiel für Speisen aus natürlichen Lebensmitteln, ohne Geschmacksverstärker und Aromastoffe, die Emotionen bei Ihren Gästen wecken sollen. Je konkreter Ihre Vorstellungen also sind, desto leichter ist der passende Caterer gefunden.

Schritt 3: Definieren Sie Ihr Budget

Das alles ist natürlich eine Kostenfrage – denn Champagner und Austern können Sie für eine große Anzahl an Gästen nicht zum Schnäppchenpreis auffahren. Dabei beinhalten die Kosten für das Catering nicht nur das Essen, sondern auch die Getränke, das Personal, die Geschirrmiete sowie die Reinigung. Eventuell kommen noch Kosten für das Mobiliar oder die Dekoration hinzu. Legen Sie für sich fest, welcher Teil Ihres Eventbudgets für das Catering zur Verfügung steht.

Schritt 4: Angebote einholen

Nun ist es endlich soweit. Sie haben ausreichend Informationen gesammelt, um die entsprechenden Offerten von verschiedenen Caterern einholen zu können. Bei einigen Locations ist es allerdings so, dass Sie an einen bestimmten Caterer gebunden sind. Dann macht es keinen Sinn, noch weitere Angebote von anderen Anbietern einzuholen. Falls der Caterer Ihrer Location Ihren Wünschen hingegen nicht nachkommen kann, kann dies für Sie im Umkehrschluss bedeuten, dass Sie sich am Ende doch für eine andere Location entscheiden müssen, um den kulinarischen Ansprüchen Ihrer Gäste gerecht werden zu können.

Schritt 5: Den Caterer auf Herz und Nieren prüfen

Wenn Sie nun einen Caterer gefunden haben, der Ihnen auf den ersten Blick zusagt, sollten Sie diesen dennoch auf Herz und Nieren prüfen, damit die Qualität am Ende auch stimmt. Fragen Sie nach den Referenzen des Caterers, um die Meinung seiner bisherigen Kunden einholen zu können. Oder Sie erbitten sich ein Testessen, um sich von der Qualität sowie der Präsentation der Speisen selbst überzeugen zu können, damit am Ende wirklich alles zu Ihrer Zufriedenheit verläuft. Allerdings können zusätzliche Kosten für ein Testessen anfallen.

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