Mama hätte sich gefreut – 5 A für Ordnung und Sauberkeit!

Büro-Kaizen ist eine tolle Möglichkeit zur Steigerung der Effizienz. Manche der verwendeten Techniken sind fortschrittlich, einige etwas grundlegender. Die grundlegendste Technik ist jedoch ohne Zweifel die 5A-Methode für Ordnung und Sauberkeit. Mit diesen einfachen Techniken sind Sie und Ihr Büro immer aufgeräumt!

Aussortieren!

Sortieren Sie Ihr Büro. Dabei gibt es einfache Richtlinien, die sich auf die Verwendungshäufigkeit beziehen.

• Alle Arbeitsmittel, die immer (täglich) benötigt werden, direkt am Arbeitsplatz anordnen.
• Was seltener (wöchentlich) gebraucht wird, soll nicht direkt am
• Arbeitsplatz liegen, aber schnell greifbar sein.
• Was kaum gebraucht wird (monatlich oder noch seltener) sollte ausgelagert und im Bedarfsfall geholt werden.

• Alle nicht mehr benötigten Dinge und Einrichtungen aussortieren.

• Alles entsorgen, was nie mehr benötigt wird.
• Löschen Sie regelmäßig nicht mehr benötigte Daten auf dem PC und E-Mails (auch im Papierkorb).

• Auslagern von wichtigen, aber selten benutzten Daten auf externe Archive (z. B. CD-ROM).

Aufräumen!

Die fertig sortierten Gegenstände haben alle einen angestammten Platz, wo sie leicht zu finden sind.

• Entscheiden Sie wo der beste Ort für den jeweiligen Gegenstand ist, damit er wieder gefunden wird.
• Nutzen Sie am besten nur eine Posteingangsschale
• Wenn Sie weitere Ablageschalen verwenden, dann nur, wenn diese Teil des Arbeitsprozesses sind und nicht nur zur Ablage dienen.
• Abends sollen keine Papierstapel auf den Schreibtischen liegen.
• Das Posteingangskörbchen sollte abends leer sein.

Arbeitsplatz sauber halten!

Die neu gewonnene Ordnung sollte auch auf die Dauer bestehen. Das geht nur mit Disziplin und Ausdauer. Nach einiger Zeit passiert das aber wie von selbst!

• Den Fußboden nicht als Ablagefläche benutzen.
• Folgende Dinge dürfen auf dem Fußboden stehen:
  • Computer
  • Altpapierkiste
  • Mülleimer
  • eine Tasche
  • ein paar Schuhe
• Auf Sauberkeit im Arbeitsumfeld und der Arbeitsmittel achten.

• Anfallender Schmutz wird beim Entstehen beseitigt.
• Ordnung und Sauberkeit zur Gewohnheit werden lassen.

Arbeitsstandards definieren

• Jeder Mitarbeiter, egal ob Neuling oder treuer Kollege sollte eine Grundausstattung an Büromaterialien am Arbeitsplatz haben. Besonders vielseitig ist zum Beispiel folgende Zusammenstellung:
  • Je 1 Stift schwarz, blau, rot, grün
  • 1 Bleistift
  • Schere
  • Büroklammern
  • Marker gelb
  • Haftnotizen
  • Heftklammern
• Beschriften von Schränken, Schubladen, Ablagen.
• Bei der Beschriftung und Sortierung an neue Kollegen denken, die sich noch nicht so gut auskennen.
• Vorräte durch Kanban steuern.
• Checklisten für Prozesse und wiederkehrende Arbeiten.
• Regeln für bestimmte Bereiche festlegen.
• Checklisten und Regeln präzise und einfach formulieren, damit sie alle Betroffenen
• Kein Blatt ohne Namen (kein Kürzel verwenden) und Datum in Umlauf geben.
• Auf jedem Dokument Pfad und Namen angeben.

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Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

• Überwachen der Regeln mit der Checklisten – Laden Sie sich hier KOSTENLOS praktische Vorlagen herunter:

Checkliste Büro-Kaizen: Arbeitsplatz

Checkliste Büro-Kaizen: Abteilung

Wichtig ist, dass Sie den Standard auch jederzeit anpassen können. Nichts ist in Stein gemeißelt: Neue Umstände erfordern neue Checklisten!

Wenn die 5A-Methode für ein sauberes und aufgeräumtes Büro stetig eingesetzt und eingehalten wird, kommt es garantiert nie zu Unordnung! Starten Sie Ihr aufgeräumtes Büro noch HEUTE! Ihre Effizienz wird sich spürbar verbessern.

Bilder: (c) tempus GmbH