Observierung von Mitarbeitern – Spesenbetrug kann Grund zur Kündigung sein

Ausgaben während einer Geschäftsreise können zu gewissen Teilen als Spesen geltend gemacht werden. Dafür geben Arbeitgeber spezifische Regelungen vor, an die sich die Mitarbeiter halten müssen. Eine Arbeitsanstellung bedeutet immer auch ein vertrauensvolles Miteinander, der Arbeitgeber legt großen Wert auf Loyalität und Ehrlichkeit seiner Angestellten. Dennoch kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter bei der Spesenabrechnung wissentlich höhere Kosten aufschreiben, als diese tatsächlich angefallen sind. Der Chef hat bei solch einem Verdacht die Möglichkeit seine Mitarbeiter über eine Detektei überwachen zu lassen.

Einem Mitarbeiter steht es zu bei Dienstreisen, gewisse Spesen zu berechnen. Dazu zählen Ausgaben wie geschäftliche Fahrten innerhalb des jeweiligen Zeitraums und Verpflegungskosten. Oft setzen Arbeitgeber ein bestimmtes Budget voraus. Werden diese Kosten erheblich oder wiederholt überschritten, ist es möglich, dass die Reisekostenabrechnungsstelle Einwände erhebt. Das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Angestellten sollte von Vertrauen und Loyalität geprägt sein, dennoch kann es vorkommen, dass diese Werte missbraucht und Vertrauen überschritten werden. Sollte es zu solchen Verdachtsmomenten kommen, steht es dem Arbeitgeber frei, den Sachverhalt zu überprüfen.

Außer Spesen nichts gewesen?

Mit einem Auftrag der Mitarbeiterüberprüfung an einen Detektiv kann die Geschäftsführung nachvollziehen ob und wann der Mitarbeiter Spesenbetrug begangen hat. Die Detektei hat verschiedene Möglichkeiten einen Tatbestand zu beweisen, typische Szenarien sind folgende:

1. Der Mitarbeiter macht bei der Reisekostenabrechnung Taxikosten geltend, die er selbst nicht im geschäftlichen Bezug ausgegeben, sondern zur privaten Nutzung gezahlt hat. Auch die Kostenabrechnung für private Taxifahrten von fremden Personen gilt als Spesenbetrug.
2. Der Arbeitnehmer berechnet bei der Spesenabrechnung mehr Kilometer ab als tatsächlich zurückgelegt wurden.
3. Spesen beziehen sich häufig auf Speisen und Geträ Obwohl die Kosten angegeben werden können, werden häufig Budgets überzogen und unangemessenen Rechnungen abgegeben.

Der Detektiv kann für einen Auftrag eine genaue Observierung des Mitarbeiters vornehmen. Dabei wird nachvollzogen, ob und in welchem Maße ungerechtfertigte Kosten entstanden sind. Sicherheit bringt eine Überwachung über einen bestimmten Zeitraum beziehungsweise über mehrere Abrechnungsfälle hinweg. Die Beweisaufnahme dokumentiert dabei die verschiedenen Aktivitäten des Mitarbeiters zum Beispiel bei der Abrechnung von Dienstfahrten oder bei der Geltendmachung von Restaurantbesuchen.

Bewertung potenzieller Stellenbewerber vor einem Einstellungsgespräch

Diese Form der Mitarbeiterüberwachung kann nicht nur während einer Anstellung erfolgen, sondern bereits vor dem Eintritt in ein Angestelltenverhältnis. So hat der Personalleiter die Möglichkeit, sich ein Bild von einem Bewerber zu machen. Das Auftreten vor einer Anstellung kann sich erheblich auf das Bewerberprofil auswirken. Dabei haben Arbeitgeber auch die Möglichkeit gezielt Fragen zu stellen, beziehungsweise auf den Charakter und das Auftreten der Bewerberin, des Bewerbers zu schließen.

Observierung nach Beendigung des Arbeitsvertrages

In bestimmten Einzelfällen ist auch eine Observierung nach einem Angestelltenverhältnis sinnvoll, nämlich dann, wenn es um Streitfragen geht, die sich auf die Trennung beziehungsweise die Kündigung beziehen. In verschiedenen Branchen ist es gängig, dass Klauseln und Richtlinien im Arbeitsvertrag niedergeschrieben sind und die sich auf das Verhalten nach der Beendigung der Arbeitsstelle beziehen. So können sich Arbeitgeber vor Wettbewerbsvorteilen durch eine Mitarbeiterabwerbung schützen.

Sollte es nach Beendigung des Angestelltenverhältnisses zu einer Auseinandersetzung vor dem Arbeitsgericht kommen, könnte es schwierig sein, bestimmte Vertragsbrüche durch den Angestellten zu beweisen. Etwa bei der Fahrtenabrechnung und der Angabe der zurückgelegten Kilometer.