Ratgeber und Tipps für den Alltag
Die Verfahrensdokumentation hält fest, wie Unternehmen die Vorschriften der GoBD beobachten. Sie wird bei der Betriebsprüfung zunehmend wichtiger, denn sie ermöglicht die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der steuerrelevanten Geschäftsprozesse. Ein Mangel in der Dokumentation kann bei einer Prüfung zu schweren Konsequenzen führen. Daher wird Selbstständigen und Freiberuflern angeraten, auf eine lückenlose Verfahrensdokumentation zu achten. Wie das gelingt, erklärt dieser Artikel.
Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist im Wesentlichen von den steuerrelevanten Geschäftsprozessen abhängig. Während beispielsweise Onlineunternehmern vorwiegend auf die Hard- und Software achten müssen, müssen Ladenbesitzer zusätzlich die Dokumentation ihrer Kassensysteme berücksichtigen. Grundsätzlich sind also Abläufe, Prozesse, Inhalte und Maßnahmen zu erfassen. Dazu gehören die lückenlose Führung und die Aufbewahrung von Büchern, Dokumenten und Aufzeichnungen. Die Verfahrensdokumentation hält alle Prozesse fest, bei der Daten gespeichert, erstellt, reproduziert und abgelegt werden. Außerdem muss sichergestellt sein, dass diese gegen eine Verfälschung oder den Verlust gesichert sind. Elementar ist zudem, wie Dokumente, beispielsweise nach dem Einscannen, entsorgt werden.
Eine Verfahrensdokumentation muss also alle steuerrelevanten Vorgänge im Betrieb für Dritte nachvollziehbar machen. Grundsätzlich ist dies möglich, indem Unternehmer eine Musterverfahrensdokumentation nutzen. Diese ist online erhältlich und kann für das eigene Unternehmen angepasst werden. Allerdings sind Vorlagen meist unübersichtlich und es erfordert viel Aufwand, alle Prozesse zu notieren und die Dokumentation an mögliche Änderungen anzupassen. Wesentlich komfortabler und zeitsparender ist eine Software für Verfahrensdokumentationen.
Verfahrensdokumentation mittels Software
Eine Software zur Verfahrensdokumentation wie dokutar ist nicht nur simpel in der Anwendung. Sie wird laufend aktualisiert und bei Änderungen der gesetzlichen Vorschriften angepasst. Außerdem können neue Geschäftsprozesse einfach hinzugefügt werden. Dafür stellt dokutar 18 vordefinierte Geschäftsprozesse wie die Lohnbuchhaltung oder die Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Außerdem wird dank der cloud-basierten Software eine große Datensicherheit garantiert. Dokutar speichert die Daten in Hochsicherheitsrechenzentren und führt täglich eine Sicherung durch. Entgegen einer Verfahrensdokumentation auf dem eigenen Rechner hat das den Vorteil, dass die Dokumente auch bei einem Brand oder einem Kurzschluss in Geschäftsräumen gesichert sind.
Eine gute Software für die Verfahrensdokumentation sollte alle Geschäftsprozesse umfassen. Sie muss beispielsweise den technischen Ablauf bei der Entstehung elektronischer Dokumente festhalten. Dazu gehören die Erstellung, die Bearbeitung und die Speicherung der Daten. Außerdem wird notiert, welche Person Zugriff auf die Daten hatte.
Folgen einer mangelnden Verfahrensdokumentation
Sofern kein Anlass besteht, die Richtigkeit der Dokumente bei einer Betriebsprüfung zu beanstanden, gilt die Buchführung als ordnungsgemäß. Allerdings kann es im Zuge einer fehlenden Nachvollziehbarkeit zu einem Verfahren kommen, bei dem die Prüfung der Geschäftsprozesse vorgesehen ist. Mit einer Verfahrensdokumentation stellen die Unternehmer sicher, dass in diesem Fall alle Vorgänge nachvollziehbar sind. Sollte diese nicht vorhanden sein, kann die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß betrachtet werden. Hohe Geldstrafen können die Folge sein. Nicht auszuschließen ist zudem, dass schlimmstenfalls ein Strafverfahren eingeleitet wird. Denn unvollständige Angaben gegenüber einer Finanzbehörde über steuerliche Tatsachen können als Tatbestand der Steuerhinterziehung angesehen werden.
