Ratgeber und Tipps für den Alltag
Für konstruktive Teambesprechungen, Bewerbungsgespräche und Meetings mit Kunden und Geschäftspartnern ist ein eigener Konferenzraum für Unternehmen ein enormer Vorteil. Je schneller professionelle Konferenzräume für Start-ups und Unternehmen mit wechselnden Einsatzorten verfügbar sind, desto mehr Budget wird eingespart. Ob sich die Einrichtung von Konferenzräumen in der eigenen Geschäftsniederlassung lohnt oder die Anmietung voll eingerichteter Konferenzräume sinnvoller ist, hängt vom Geschäftstyp ab.
Der Konferenzraum am Bildschirm: Online-Meetings
Durch die Coronapandemie sind Online-Meetings mit Videoschaltung zum gesellschaftsfähigen Ersatz für persönliche Meetings geworden. Frei arbeitende Freelancer, Unternehmen in digitalen Branchen und Kleinunternehmer verzichten seither auch ganz auf persönliche Meetings und halten alle wichtigen Besprechungen am Bildschirm ab. In vielen Branchen sind persönliche Besprechungen jedoch unersetzlich – die Psychologie hinter einem professionell eingerichteten Konferenzraum macht schließlich viel aus.
Wichtige Auswahlkriterien für einen Konferenzraum
Die Licht- und Platzverhältnisse, optischen Linien und Pflanzen in einem Konferenzraum nehmen nennenswerten Einfluss auf die Psyche aller Teilnehmer. Ein gut eingerichteter Konferenzraum fördert die Produktivität und bietet Raum für kreative Ideen:
- Konferenzräume sollten geräumig sein und etwa eine Schreibtischfläche für jeden Teilnehmer bieten.
- Im hellen Raum werden Tische und Stühle in passender Anordnung benötigt: Arbeiten Sie in Gruppen oder nutzen Sie den Raum für gemeinsame Teammeetings?
- Flipcharts, Tafeln und Technik für Präsentationen sollten mittig platziert werden und den Blick natürlich einfangen.
- Wenige sorgsam gewählte Dekorationselemente bestimmen die Raumästhetik und möglicherweise auch das Denken.
Konferenzraum mieten: Die flexible Art der Büroeinrichtung
Um professionelle Meetings in Person abzuhalten, müssen Unternehmer nicht zwingend eigene Niederlassungen einrichten. Für viele Unternehmensformen ist die ortsgebundene Einrichtung eigener Räumlichkeiten nicht rentabel. Online-Plattformen und lokale Anbieter wie Teambüro Karlsruhe vermitteln voll eingerichtete Konferenzräumlichkeiten in verschiedenen Größen und Lagen. Unternehmer können auf diese Weise ungenutzte Räume von B2B-Anbietern anmieten oder Plätze in vorbereiteten Teambüros nutzen.
Vor- und Nachteile von gemieteten Konferenzräumen
Ob ein gemieteter Raum sich im Vergleich zur Einrichtung eines eigenen Konferenzraumes finanziell lohnt, hängt von der Häufigkeit und Dauer der Nutzung ab.
Mieträume für Unternehmen befinden sich meist in zentraler Lage mit guten Parkmöglichkeiten. In Städten mit hoher Immobiliennachfrage sind zentrale Plätze in sicherer Lage schwer zu finden.
Kosten und Wartezeiten für die Einrichtung eines Konferenzraumes entfallen bei der Anmietung. Auch die Kosten für Heizung, Reinigung und Beleuchtung sind in der Regel im Mietpreis von Konferenzräumen und Büroräumen enthalten.
Die monatlichen Mietkosten liegen im Vergleich höher als beim selbst eingerichteten Konferenzraum, daher sollte die Besetzung des Raumes vor der Anmietung genau geplant werden. Viele Anbieter ermöglichen auch Tagesnutzungen oder wöchentliche Nutzungstermine.
Online-Meeting, Mietraum oder eigener Konferenzraum – Welche Lösung passt zu welchem Unternehmenstyp?
Für Freelancer, Einzelunternehmer und Unternehmen mit geringem Budget sind angemietete Räumlichkeiten für persönliche Meetings kostengünstig, zeitsparend und umweltfreundlich. Im Vergleich zum Videomeeting am Bildschirm ergeben sich im persönlichen Gespräch viele Vorteile für Unternehmer mit direktem Kundenkontakt und Teams, die eng zusammenarbeiten. Unternehmen, die höchsten Wert auf einen seriösen und erfolgversprechenden Auftritt legen, präsentieren sich dagegen besser im selbst eingerichteten Konferenzraum mit individuellen Design-Raffinessen.
Ungenutzte Konferenzräume vermeiden
Je öfter ein Konferenzraum leer steht, desto mehr Ressourcen und Möglichkeiten werden verschwendet. Unternehmen, die über freie Räume verfügen, können diese als Workspace für andere anbieten und so die eigene Ökobilanz verbessern. Die Nutzung zentral gelegener Mieträume ist angesichts steigender Immobilienpreise in Städten und drohender Energiekrise ein neuer Standard für Kleinunternehmen und ortsungebundene Unternehmen mit wechselnden Teams. Auch in Zukunft wird dieses Modell verstaubte Konferenzräume in Firmen weiter ablösen.
