Struktur und Ordnung im Büro – 7 Tipps für strukturiertes Arbeiten

Der Büroalltag kann sehr schnell ausgesprochen stressig werden. Unter Druck können leider nur wenige Ausnahmetalente gute Leistungen erbringen. Die meisten hingegen sind schnell überfordert und begehen demnach Flüchtigkeitsfehler oder sind von der anstehenden Arbeit geradezu überwältigt. Für mehr Struktur und Organisation im Büroalltag können die nachfolgenden Tipps hilfreich sein.

1. Ausführlicher Arbeitsplan

Bevor man an seiner Selbstorganisation arbeiten kann, müssen auch das Umfeld und die einzelnen Arbeitsprozesse innerhalb eines Unternehmens klar strukturiert sein. Ein sorgfältig erstellter Arbeitsplan bietet einen Überblick über die zu erreichenden Ziele mit den dafür erforderlichen Arbeitsschritten. Dieser ist maßgeblich, um die Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens zu strukturieren und somit langfristig erfolgreich zu sein.

Die wichtigsten Arbeitsplan Kriterien sind unter anderem:

• Informationen zu den einzelnen Arbeitsschritten zur Erstellung eines Produkts oder einer Leistung
• nachvollziehbare und konkrete Anweisungen
• vollständige Angaben zur auszuführenden Tätigkeit

2. Aufgeräumter und organisierter Arbeitsplatz

Sind die einzelnen Aufgaben innerhalb des Unternehmens gut organisiert, kann man anschließend an seiner Selbstorganisation feilen und diese optimieren. Ein aufgeräumter und organisierter Arbeitsplatz ist für ein strukturiertes Arbeiten maßgeblich, denn: Chaos am Arbeitsplatz bedeutet Chaos im Kopf. Notizzettel am Monitor, Dokumenten- und Papierstapel sowie schmutzige Kaffeetassen beeinflussen sowohl die Effizienz als auch die Qualität der Arbeit.

Am besten räumt man den Schreibtisch komplett leer und stellt nur die nötigsten Dinge auf. Dokumente, Akten und sonstige Unterlagen sollten einen gesonderten Platz außerhalb des Schreibtischs haben. Hierfür kann man beispielsweise beschriftete Ablagen einrichten.

3. Ideales Zeitmanagement

Ein Terminkalender, der sowohl in Tage als auch Uhrzeiten gegliedert ist, ist das ideale Hilfsmittel für ein besseres Zeitmanagement. Berufsbezogene Termine, anstehende To-dos sowie Pausen sollten dort bereits am Anfang der Woche eingetragen werden. Darüber hinaus sollte man sich einen Zeitplan erstellen, wie lange man für eine bestimmte Aufgabe benötigt. So kann man beispielsweise eine feste Zeit einplanen, in der man sich nur um E-Mails oder Rückrufe kümmert. Die verbleibende Arbeitszeit kann anschließend den restlichen Aufgaben gewidmet werden.

Wichtig ist natürlich die absolute Pünktlichkeit, um den ausgearbeiteten Zeitplan nicht durcheinanderzubringen.

4. Organisation nach dem Eisenhower-Prinzip

Um das eigene Zeitmanagement noch weiter auszubauen und zu optimieren, eignet sich das Eisenhower-Prinzip. Hierfür werden die einzelnen Tagesaufgaben in folgende Kategorien unterteilt:

1. Wichtig und dringlich
2. Wichtig, aber nicht dringlich
3. Nicht wichtig, aber dringlich
4. Nicht wichtig und nicht dringlich

Anschließend können die einzelnen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet werden:

1. Wichtige und dringliche Aufgaben müssen umgehend und als Erstes erledigt werden.
2. Wichtige, aber nicht dringliche Erledigungen können zu einem späteren Zeitpunkt in Angriff genommen werden.
3. Nicht wichtige, aber dringliche Aufgaben können eventuell auf Kollegen übertragen werden.
4. Dinge, die weder wichtig noch dringlich sind, bedürfen in der Regel keinerlei Beachtung und können ignoriert werden.

5. Ablenkungen vermeiden

Besonders häufig kommt man in die Bredouille, wenn man Ablenkungen ausgesetzt ist. Das sorgt nicht nur für Flüchtigkeitsfehler, sondern bringt auch das Zeitmanagement durcheinander.

Daher sollte man sich Fokuszeiten und Pausenzeiten genau einteilen und diese auch diszipliniert einhalten. Ersteres erfordert volle Konzentration – kommt spontan etwas dazwischen, kann man dies auf seine To-do-Liste schreiben und sich dem später widmen. Auch das Handy sollte während der Fokuszeiten weit weg liegen und stumm geschaltet sein. Allerdings darf man die Pausen nicht vernachlässigen. Regelmäßige Verschnaufpausen sorgen dafür, einen klaren Kopf zu bekommen, damit man sich anschließend der nächsten Aufgabe annehmen kann.

6. Optimierte Kommunikation

Eine optimierte Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit Teamkollegen sowie Vorgesetzten ist das A und O. So können andere in der Umgebung nach Hilfe gefragt und eingebunden werden. Das kann zum Beispiel das Beschaffen von Unterlagen, das Recherchieren von Informationen oder das Erstellen von Präsentationen betreffen. Ganz nach dem Motto: „Teamwork makes the dream work!“.

Bestehen Unklarheiten oder Fragen, sollten diese immer umgehend geklärt werden. Nachfragen, wenn man etwas nicht verstanden hat, ist kein Zeichen der Schwäche, sondern zeugt von sorgfältiger Vorgehensweise und gewissenhafter Arbeitsmoral.

7. Digitalisierung für weniger Zettelwirtschaft

Zu guter Letzt ist Digitalisierung am Arbeitsplatz ebenfalls ein wichtiger Aspekt der Büroorganisation. Ein papierfreies Büro kann maßgeblich zu einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise beitragen. Außerdem ist es nachhaltiger für die Umwelt.

Der vollständige Verzicht auf Papier ist in einigen Büros gegebenenfalls nicht möglich, dennoch können zumindest Notizen, Termine und sonstige Dinge digital genutzt werden und das Arbeiten erleichtert, da alles an einem Platz zu finden ist und nichts verloren gehen kann.