Ratgeber und Tipps für den Alltag
Die Aufbewahrung von Wertgegenständen, Wertpapieren, Schmuck oder Bargeld erfordert besondere Vorkehrungen. Anforderungen werden auch an die Geschäftsausstattung gestellt zum Beispiel bei der Aktenhandhabung in Bezug auf Aufbewahrungsfristen. Welche Produkte hier ratsam sind, darüber können sich Interessierte bei Herstellerseiten von Tresoren, Schlüsselschränken und Aktenschränken einlesen. Gerade im Zeitalter des Datenschutzes ist es ratsam, bestimmte Dokumente sicher aufzubewahren.
Das Risiko der ausgelagerten Datensicherung
Die Digitalisierung bringt immer mehr Möglichkeiten bei der elektronischen Datenverarbeitung, allerdings birgt dieser Fortschritt gleichzeitig viele Risiken. Noch vor einigen Jahren wurden sensible Daten hauptsächlich in Papierform, auf Festplatten und anderen physischen Datenträgern archiviert. Trotz der digitalen Verarbeitung waren diese Informationen an einem erreichbaren Ort verfügbar, der Zugriff darauf konnte selbst bestimmt werden. Die Onlinenutzung hat diese Entwicklung in Richtung Cloud-Computing forciert, die Server auf denen Privatdateien und Geschäftsdaten gespeichert werden, sind praktisch kaum nachvollziehbar. Das liegt nicht nur an dem Ort, wo die EDV arbeitet, auch die Abgrenzung zu Daten anderer User kann nicht vollständig sichergestellt werden. Immer wieder werden Meldungen zum Datenmissbrauch veröffentlicht: Passwortdiebstahl, Kundendaten, Kontoinformation, der Verlust persönlicher Informationen, das sind Beispiele für eine angeblich sichere Datenaufbewahrung in der Cloud.
Zentraler und eingeschränkter Zugriff: Tresore und Schutzschränke bieten Sicherheit
Viele Prozesse werden inzwischen nur noch auf digitalem Weg gesteuert und trotz aller Schreckensmeldungen, sollte der Blick auch auf die Verbesserungen und Vorteile gerichtet werden. Dennoch, bestimmte Informationen können sicherer aufbewahrt werden, wenn diese physisch in Verwahrung gehalten werden. Tresore schützen Wertgegenstände, Bargeld, Schmuck, Wertpapiere oder andere hochsensible Daten mit Wert. Weiterhin können sich Privatnutzer aber auch Geschäftspersonen mit weiteren Sicherungsmöbeln wirksam vor Diebstahl und Fremdzugriff schützen, dazugehören:
- Einwurftresore
- Schlüsselschränke und Hängeschlüsselkasten
- Standtresore
- Geldschatullen
- Wandtresore
- Waffenschränke
- abschließbare Dokumentenschränke
- Aktenschutzsysteme
- Brandschutzschränke
Gerade bei betrieblichen Abläufen gilt es Vorkehrungen vor Fremdzugriff zu treffen, und Vorgaben zu befolgen. Hierzu zählen die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen von sechs und zehn Jahren. Dafür muss zuerst geklärt werden:
- für wen Aufbewahrungsfristen gültig sind
- was zu den Aufbewahrungsfristen zählt
- welche Aufbewahrungsfristen befolgt werden müssen
- in welcher Form die Daten aufbewahrt werden
- Sind Unterlagen im Original oder auch in Kopieform gültig
- an welchem Ort muss eine Aufbewahrung erfolgen
- welche Nachweise sind für die sichere Verwahrung vorzulegen
- wie werden Verstöße gegen die Aufbewahrungsregularien geahndet
Privater Schutz vor Diebstahl und anderen Einflüssen
Eine sichere Verwahrung von Gegenständen und Dokumenten ist nicht nur im betrieblichen Umfeld relevant. Privater Besitz, ob in digitaler oder physischer Form kann und sollte unter bestimmten Umständen sicher aufbewahrt werden. Das ist auch eine Frage in Hinsicht der Versicherung. Hier sind abschließbare Schränke und Tresore ein geeigneter Schutzbereich. Die Beschaffenheit sollte idealerweise aus stabilem Metall bestehen. Das hat zum einen den Vorteil der Einbruchssicherung, bietet zudem Schutz gegen Einflüsse wie: Feuer, Wasser, Licht und Sauerstoff. Neben papierhaften Dokumenten macht es auch Sinn, digitale Datenträger wie Festplatten, USB-Sticks auf diese Weise vor Fremdzugriff zu schützen und sicher aufzubewahren.
